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Cartera Vencida

7 consejos para fortalecer tus procesos de cobranza

¿Te preocupan las cuentas por cobrar en tu negocio? Te damos los 7 consejos para optimizar los procesos de cobranza y alcanzar tus objetivos de recaudo.

optimizar procesos de cobranza
Equipo Coltomex

Equipo Coltomex

El flujo de caja y la liquidez son indicadores financieros prioritarios en cualquier empresa. Mantener positivos estos KPI´s (Indicadores Clave de Desempeño) puede resultar una misión difícil cuando dependen de los procesos de cobranza

 Al optimizar los procesos de cobranza se eleva la productividad del equipo y se obtienen mejores resultados financieros.

Algunas empresas, con capital e ingresos limitados, se ven obligadas a vender a crédito. Con ello, surge la necesidad de optimizar sus procesos de cobranza, ya que de no hacerlo podrían sufrir problemas serios a raíz de la falta de liquidez. 

Evita problemas en el cumplimiento de tus obligaciones financieras o la escasez de recursos operativos con nuestras recomendaciones para optimizar el proceso de recuperación de cartera.

Como introducción te ofrecemos un video con recomendaciones para la recuperación de cartera vencida: 

 

¿Qué son los procesos de cobranza?

Los procesos de cobranza son un conjunto de acciones y fases que se ejecutan con el fin de recuperar la cartera de una empresa. Su objetivo es recaudar los valores por concepto de cuentas por cobrar, causados por la venta de un producto o servicio.

Coltomex tiene soluciones con Business Intelligence y plataforma omnicanal para automatizar y mejorar los procesos de cobranza.

Asimismo, se debe tener como meta mantener una relación comercial con los clientes. Esto implica formalismo y estrategias que llevan al logro de los objetivos financieros (el recaudo) y comerciales (conservar buena la relación con los clientes).

Importancia de una sana gestión de los procesos de cobranza

mejorar procesos de cobranza

La gestión profesional de los procesos de cobranza permite que la experiencia de cliente sea satisfactoria. Esta Customer Experience debe ser tan positiva como para que el cliente cumpla con su obligación y siga manteniendo una relación con la empresa. 

Por otro lado, vender mucho sin obtener un flujo de caja por el cobro de estas ventas es un grave problema. Esto puede impedir que las empresas cumplan a tiempo con sus obligaciones fiscales y financieras. 

En las PyMEs, que tienen un capital limitado, este problema es mayor, ya que no recaudar las cuentas llega, incluso, a impedir que operen normalmente. 

7 formas de optimizar tus procesos de cobranza

La importancia del proceso de cobranza obliga a optimizar su gestión. Vamos a ofrecerte siete estrategias para conseguirlo.

1. Envía las facturas a tiempo

El envío de las facturas es uno de los primeros pasos en el diseño del proceso de cobranza. Esta práctica es parte de la cobranza preventiva y llega a ser efectiva para evitar cuentas por cobrar en mora. 

Utiliza para este fin medios digitales e impresos, según el perfil de tu cliente. Puedes preguntarle de antemano por qué medio prefiere recibir sus facturas. No obstante, siempre es mejor utilizar canales digitales y offline. 

Nueva llamada a la acción

 

2. Ofrece alternativas de pago en tus procesos de cobranza

Ofrecer varias alternativas o formas de pago es una de las estrategias que ayudan a que tus clientes paguen a tiempo sus obligaciones. Incluso, puede evitar que incurran en la necesidad de pedir un refinanciamiento de sus deudas. 

Ofrece la posibilidad de que paguen en efectivo, con tarjeta y por los diferentes medios electrónicos como monederos virtuales. Es así como podrás ajustarte a las necesidades de tus clientes, a la par que consigues tus objetivos de cobro.

3. Establece tus políticas de crédito y cobranza

Si defines adecuadamente las reglas evitarás financiar a clientes que representan un alto riesgo para la compañía; de este modo señalarás límites que eviten otros riesgos financieros. 

Por ejemplo, sabrás cuáles son los montos que la empresa puede financiar a determinado cliente y los tiempos o fechas de pago. También, tendrás un lineamiento para actuar en caso de mora, según la antigüedad de la cartera. 

4. Mantén un registro actualizado de tus procesos de cobranza

La información necesaria para desarrollar un calendario del proceso de cobro debe encontrarse al día. Para ello, hay que tener datos vigentes del cliente, facturas, plazos de pago, comunicaciones y gestiones de cobro realizadas. 

Con estos datos se facilita la visión y proyección de la gestión de cobro. Además, se establece el real avance del proceso. 

5. Segmenta las cuentas por cobrar

La segmentación de las cuentas por cobrar permite un proceso de cobranza personalizado. Generalmente, se realiza para identificar el tipo de cartera (vencida, jurídica o de difícil cobro), aunque también se pueden aplicar otros criterios. 

Por ejemplo, se podría segmentar por los motivos de mora, según los acuerdos a los que se ha llegado con el cliente o medios de pago. Para incluir cada criterio hay que agregar los campos en la base de datos y estandarizarlos. 

Para hacer estas segmentaciones es importante que esa base de datos se encuentre completa y actualizada. Entre la información que no debe faltar está la del histórico de las fechas de pago del cliente y la cantidad de días que ha estado en mora.

6. Automatiza tus procesos

facilitar automatización en procesos de cobranza

Por fortuna, hoy contamos con soluciones de automatización que nos ayudan a aplicar automáticamente muchos de estos consejos prácticos. Entre ellas, el CRM, plataformas omnicanal y de recuperación de cartera. 

Con ellas se pueden automatizar tareas esenciales y evitar errores humanos. Además, se realiza en tiempo real y abarca todas las actividades de cobro desde la primera hasta la última etapa del proceso. 

7. Implementa herramientas digitales en tus procesos de cobranza

Parte de estas soluciones de automatización está integrada con las herramientas digitales. Ese es el caso de las soluciones que hemos desarrollado en Coltomex, a través de las cuales: 

  • Tienes la información de tus clientes y sus estados de cuenta actualizados en la nube y 24/7. 
  • Procesamiento de los datos a través de Business Intelligence para análisis de valor. 
  • Plataforma omnicanal para la comunicación y gestión de los clientes. 
  • Entrada y salida de comunicados e información relevante para el proceso de cobro preventivo como envío de facturas por email o medios impresos. 
  • Envío de recordatorios de pago, estados de cuenta, acuerdos de pago y cartas por múltiples canales online o medios impresos.
  • Llamadas de seguimiento y contacto por los diferentes canales según la estrategia y políticas de cobro. 

Conclusión 

Los procesos de cobranza son el conjunto de acciones y actividades realizadas para recuperar la cartera de una empresa. Hacerlos más efectivos es importante para la salud financiera de las empresas y mejorar la experiencia de cliente. 

Existen 7 consejos que puedes seguir para fortalecer este proceso de cobranza y tener éxito: 

  1. Envía las facturas a tiempo.
  2. Ofrece alternativas de pago en tus procesos de cobranza.
  3. Establece tus políticas de crédito y cobranza.
  4. Mantén un registro actualizado de tus procesos de cobranza.
  5. Segmenta las cuentas por cobrar.
  6. Automatiza tus procesos.
  7. Implementa herramientas digitales en tus procesos de cobranza.

 

Con Coltomex tienes las soluciones especializadas para optimizar el proceso de cobro, con automatizaciones, omnicanalidad y digitalización. 

Conoce cómo mejoramos el proceso de recuperación de cartera con nuestras soluciones Coltomex.

 

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